Kommuner bör samarbeta mer för en smart och systematisk digitalisering

Publicerad: 2020-10-29

Vad får man om man låter en nationalekonom, en systemvetare och en lärare med it-fokus mötas? Ja, säkert en hel massa olika saker, men i det senaste avsnittet av Ekonomihögskolans webbinarieserie Morning talks blev den här blandningen av kompetenser just ett samtal om hur väldesignade algoritmer kan hjälpa oss att fatta mer systematiska beslut, till exempel i kommunens värld.

Tommy Andersson är professor i nationalekonomi på Ekonomihögskolan vid Lunds universitet. För några år sedan stack han ut hakan i tidningen Sydsvenskan och sa att han kunde hjälpa Lunds kommun att förbättra processen för skolvalet i kommunen. Det blev startskottet till att universitet och kommun fick kontakt och i dag har Lunds kommun inte bara en centraliserad och digitaliserad process för valet av förskoleklass – kommunen har också tagit flera steg framåt i att automatisera bort ”tråkiga” eller rutinartade arbetsprocesser.

– Vi har många utmaningar att lösa inom offentlig sektor och vi behöver bli fler. Samtidigt har vi i kommunen ganska mycket ”robotjobb” och vi behöver inte ta robotarnas jobb. Inom regelstyrt arbete kan maskinerna – algoritmerna – hjälpa oss. Vi kan hellre jobba med det som är vår kärnkompetens, i stället för administration, säger Åsa Melvanius, digitaliseringschef på Lunds kommun.

När hon anställdes omvandlades den tidigare IT-chefstjänsten till att också inkludera digital transformation övergripande för Lunds kommun.

– I Sverige har vi 290 kommuner med samma uppdrag och samma lag. Till vill del kan jag tycka att det är lite provocerande att varje kommun ska göra allt själva. Då är ändå Lund en förhållandevis stor kommun. De stora kommunerna klarar av att göra mycket, men de mindre hamnar efter i digitaliseringen. När det gäller Lunds automationsprocess så gör vi det ihop med Malmö stad, så där delar vi med oss till varandra. Och det måste vi göra mycket mer, säger Åsa Melvanius.

­– Väl designade och utvecklade digitala stöd skapar en möjlighet för alla beslut och hanteringen att bli likvärdig på ett annat sätt än vad vi människor kan göra. En mjukvarurobot eller algoritm gör ju likadant hela tiden. Den lägger ingen värdering i sitt arbete, utan följer regelverket, säger Jonas Eriksson, digital strateg på barn- och skolförvaltningen på Lunds kommun.

Detta förutsätter naturligtvis att det finns tydliga regler och mål för hur algoritmen ska arbeta. Ett exempel är det fria skolvalet, där föräldrar kan välja och rangordna vilka skolor de önskar att deras barn ska gå på. Men skolvalet är också förknippat med många olika utmaningar. Hur mäter man relativt avstånd mellan skola och hem? Ska man tillåta syskonförtur? Vad händer när någon flyttar från en kommun till en annan? Ska föräldrarna behöva – eller tjäna på – att tänka strategiskt i vilka skolor de väljer?

– Algoritmer och andra digitaliseringsverktyg gör att de beslut som tas följer alla regler. Detta givet att man har en algoritm som är kodad på rätt sätt. Man kan också använda det som prognosverktyg. På vilka skolor ligger trycket nu? Vad skulle hända om vi tog emot en skolklass till där? Detta kan man göra på sekunder. En algoritm är ingen universallösning; den måste vara rätt utformad, annars kan det bli katastrof, vilket vi har sett på flera ställen, säger Tommy Andersson.

I sin nya bok Algoritmmakaren går Tommy Andersson bland annat igenom just vilka beprövade system fungerar – och inte fungerar – när det gäller skolval. I fallet med Sverige är också lagstiftningen en utmaning då den på gott och ont lämnar mycket öppet för tolkning, vilket i sig gör att processen riskerar att bli varken rättssäker eller likvärdig.

– När det gäller skolval specifikt så flyttar ju folk ibland. Det blir väldigt svårt för kommunerna att planera sina skolval när man inte vet hur många barn som kommer börja skolan efter sommaren. Varje kommun sköter sitt. Men tänk om man hade ett nationellt system som hänger ihop över kommungränserna, då kunde man göra flyttanmälningar och liknande. Framför allt finns mycket att vinna om man kan också kan koordinera antagningen ihop med friskolor. I slutänden behöver man någon som är lokalt på plats och som förstår de olika skoldistrikten, men man skulle ändå kunna utveckla gemensamma verktyg som alla kommuner kan använda. Det kommer en utredning från Björn Åstrand om det här snart, säger Tommy Andersson och fortsätter:

– Det bör vara en no-brainer med en central struktur med gemensam programvara. Att det inte finns är egentligen konstigt. Det hade sparat mycket pengar.

Om jag vill börja jobba mer datadrivet, kanske vad gäller systematiska beslut och processautomation, på organisationen där jag jobbar – vad ska jag framför allt tänka på då?

– Jag tycker att vi måste våga. Titta på vilka kompetenser vi har inom vår organisation och sätt samman de kompetenserna till att göra ett bra utvecklingsarbete. Ser vi det som en lagsport och tar vara på det, då kommer vi långt, säger Jonas Eriksson.

– Skala upp. Det här området är viktigt och vi behöver tänka stort från start. Börja inte bara med en enda process, utan med flera, säger Åsa Melvanius.

Om detta och mycket annat på temat systematiska beslut för ett bättre samhälle, handlade tisdagens Morning talks på Ekonomihögskolan om.

Se sändningen i efterhand

Gå direkt till sändningen på Youtube-kanalen

Mer information

Tommy Andersson, nationalekonom, algoritmmakare och författare, samtalade med Åsa Melvanius och Jonas Eriksson från Lunds kommun, tillsammans med moderator Louise Larsson från Ekonomihögskolan den 27 oktober i ett direktsänt frukostseminarium.

Ämnet var Smarta val och beslut – hur algoritmerna kan göra jobbet bättre än oss. Samtalet tog upp saker som digital automatisering av regelstyrt rutinjobb, samordningsvinster mellan kommuner och vikten av att registrera sig som organdonator.

Boken Algoritmmakaren ges ut av förlaget Fri tanke. I boken får läsaren följa Tommy Anderssons personliga resa som forskare med världsförbättrariver – från flyktingplaceringar till organdonationer och skolval.

Läs mer

Morning talks

Morning talks är en seminarieserie som sänds via webben, där kunniga forskare och yrkesverksamma spanar och samtalar om aktuella ämnen – ihop med publiken som kan skicka in frågor på distans.

Här kan du läsa mer om tidigare samt kommande sändningar av Morning talks

Definitioner

Beslutsalgoritm: ett systematiskt sätt att fatta beslut utifrån ett givet regelsystem. I det här samtalet talade vi inte direkt om självlärande system, som maskininlärning eller AI. Här är det algoritmer som ska uppnå vissa mål utifrån vissa system.

Processautomation: olika system som kan använda de här algoritmerna. Ganska enkel programvara som kan jobba i de datasystem som våra handläggare kan jobba i, kan göra det en människa kan göra framför skärm, så länge som det följer vissa regler.

Källa: Morning talks 27 oktober 2020