Välkommen att följa med i den vindlande berättelsen om personal- och lönesystemet Primula. Vi har talat med en frustrerad forskare, en systemförvaltare, en IT-direktör, en marknadschef – och utvecklaren av Primula. Det här är den kanske aldrig tidigare berättade historien om systemet som många universitetsanställda har någon form av relation till.
Röster om Primula
Snabblänkar till längre ner i den här artikeln.
Forskaren Anna Jonsson: ”Tjänstefel att inte reagera”
Systemförvaltaren Pernilla Hylén: ”Systemet lämnar mycket övrigt att önska”
IT-direktören John Westerlund: ”Viktigt att se över när självrapportering ska användas”
Marknadschefen på SSC: ”Det finns utvecklingspotential för reseräkningarna”
Utvecklaren TietoEvry: ”Vi byter till ett nytt användargränssnitt successivt”
Forskaren: ”Tjänstefel att inte reagera”
Det började med ett ”psykbryt” över en tjänstledighet som skulle skrivas in i Primula och slutade med en av nättidningen Curies mest lästa krönikor under 2020. Organisationsforskaren Anna Jonsson efterlyser en upprensning i våra datasystem – men också reflektion: gör rätt personer rätt saker?
– Det är som att öppna Pandoras ask, och med det kommer en massa tankar och känslor kring de här systemen, säger Anna Jonsson.
Hon är universitetslektor i företagsekonomi på Ekonomihögskolan vid Lunds universitet och forskar bland annat om lärande i organisationer. I den nämnda krönikan i Curie raljerar hon – med ironi och humor som främsta verktyg, över Lunds universitets och andra myndigheters rika flora av datasystem.
– Jag kände en sådan enorm frustration och behövde skriva av mig. Jag hade just fyllt i information om min tjänstledighet i ett annat system och så fick jag mejl om att jag skulle fylla i allt igen, i ytterligare ett system. Det känns som en fars varje gång någon efterfrågar något i något av alla universitetets system med alla obegripliga namn, säger hon.
Tidningen Curie publicerade krönikan och plötsligt vällde det in respons från olika håll.
– Jag trodde att jag var den enda, men jag är glad över att det inte är så. Många vittnar om att igenkänningsfaktorn är hög. Krönikeformatet är tacksamt på så sätt att det tillåter en annan ton och uppfattas inte bara som klagomål. Kanske når man fram bättre när folk kan le, och samtidigt se det sorgliga i det som beskrivs.
Vi behöver ha en diskussion som inte bara är gnällig, men där man lyfter blicken. Är det rimligt att lärosätena har så här många system?
Anna Jonsson ser flera problem kopplade till sina försök att bemästra dessa system.
– Vi behöver ha en diskussion som inte bara är gnällig, men där man lyfter blicken. Är det rimligt att Lunds universitet, och även andra, har så här många system? Det gäller inte bara Primula, utan mycket annat. När vi forskare till exempel ska registrera våra publikationer är det multipel bokföring med flera system som inte talar med varandra, men vill veta samma saker. Dessutom blir det ofta fel information som knappas in. Där skulle jag vilja att vi öser mer pengar på bibliotekarierna i stället för fler system, säger Anna och tillägger:
– Jag vill se att vi lägger tid och pengar på rätt saker. Låt forskare forska, administratörer administrera. Eller, som argumentet lyder ”låt proffsen vara proffs”. Det här är trots allt skattemedel som används på ett ineffektivt sätt. Det borde vara tjänstefel om man inte reagerar på galenskapen i detta.
Vad är det med dessa system, som Primula, som berör oss så?
– Utifrån min egen erfarenhet och den responsen jag fått på krönikan, är att de är så många och så otroligt användarovänliga. Att de också har så obegripliga namn bidrar till det. Man går in i ett system, försöker hitta vad man ska fylla i, hittar inte riktigt, chansar, gör fel och så får man backning och får försöka göra om. Man sitter och fyller i samma saker, om och om igen, i rutor och rullister där inga av alternativen känns logiska. Och administratörerna får lägga en massa onödig tid på att kontrollera fel.
Kan det handla om att många av oss är ovana, att vi använder systemen för sällan?
– Så kan det absolut vara. Man glömmer mellan varven vilken ruta det var man skulle fylla i. Samtidigt vore det ju illa om det var så att vi forskare förväntades sitta med de här systemen dagligen. Det är ju ganska långt ifrån våra kärnuppdrag.
Anna Jonsson och hennes forskarkollegor på Ekonomihögskolan studerar bland annat hur vi människor ibland lägger tid på ”fel” saker och konsekvenserna därav. Det handlar bland annat om att vi lever i ”mätningens tid” där redovisningen av timmar till slut kan bli en kontrollmekanism där tilliten brister, något som Louise Bringselius har skrivit mycket om.
– Det blir konsekvensen av någon slags dysfunktionell ängslighet som inte är bra för organisationen eller medarbetaren. Vi är väl alla överens om att akademin ska bidra till samhället, inte hålla på med egenkonstruerade aktiviteter, säger Anna Jonsson.
Forskarens främsta uppgift är att problematisera, så på sätt och vis är det förvånande att så många ”bara lyder”.
Hon drar också paralleller till Mats Alvessons och Roland Paulsens böcker om funktionell dumhet och meningslöst arbete.
– Jag tror att många känner att de inte orkar klaga och tänker ”jag fyller bara i det”. Det tar för mycket tid att reagera eller söka svar på meningen med alla dessa system. Forskarens främsta uppgift är att problematisera, så på sätt och vis är det förvånande att så många ”bara lyder” som Roland också skriver om. Samtidigt behöver ju heller inte allt vara fel eller meningslöst – det kan också handla om att vi inte fått, eller sökt efter förklaringen om, varför vi ska fylla i alla dessa system.
Anna Jonsson poängterar att kärnverksamhet och stödverksamhet hör ihop, men att med dagens alla system kommer vi längre ifrån varandra. Systemen är sällan utvecklade utifrån kärnverksamhetens perspektiv.
– Det är inget unikt för universitetet, men vi kan inte fortsätta så här. Det blir ohållbart. Jag är otroligt tacksam för de administratörer som jag jobbar med och jag hade inte klarat mig utan dem. Men våra uppgifter blir roligare om vi visar tillit till varandra och våra olika roller.
Hon efterlyser ett klimat där vi pratar mer om vem som gör vad, hur och varför.
– Jag vill att vi ska kunna resonera om förändring. Något behöver ju hända, det märker jag av alla tragikomiska kommentarer som jag har fått på krönikan. Kunde till exempel statliga lärosäten tillsammans organisera sig annorlunda, på ett bättre sätt, och börja med att rensa upp i systemen? UKÄ mäter kvalitet, kanske kunde de ta tag i frågan? Det är ju ingen kvalitet i att vi lägger så mycket tid i de här systemen, särskilt inte när det så ofta visar sig bli fel, säger Anna Jonsson.
Hon skrattar och säger:
– Kanske skulle man be en nationalekonom räkna på samhällskostnaden för tiden vi lägger på att förstå, fylla i och kontrollera alla system. Jag tror tyvärr att det är en svindlande siffra.
Systemförvaltaren: ”Vi arbetar aktivt med förbättringar i leveranserna”
Systemförvaltaren Pernilla Hylén vid Sektionen HR vid Lunds universitet svarar:
”Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter (SSC). Lunds universitet har använt Primula sedan 2002, men fortsätter i och med övergången till SSC att göra det. Leverantören för Primula är TietoEvry.
När Lunds universitet normalt handlar upp andra IT-tjänster kan vi ställa krav, exempelvis på användbarhet (usability) och beskriva hur användbarheten kommer att testas och viktas i upphandlingen. Med SSC sluter myndigheten som ansluter sig en överenskommelse som inte ger så stora möjligheter att direkt påverka användbarhet i systemet. Vi som arbetade i projektet och sedan med förvaltningen av överenskommelsen gav i acceptanstesterna – som utfördes av verksamhetsrepresentanter – våra synpunkter och förslag på förbättringar. Vi fick gehör för en hel del av detta.
Om medarbetarna har förslag på förbättringar kan de vända sig till sin fakultetsrepresentant för Primula som då tar det vidare till oss.
Jag tror att alla som arbetar i Primula håller med om att systemet lämnar mycket övrigt att önska, både vad gäller utformningen av gränssnittet, återkoppling till användaren samt möjligheten att anpassa så att du i din roll uppfattar att systemet ger dig möjlighet att följa ett logiskt flöde i ditt ärende.
Vi som arbetar med SSC Lönetjänster fortsätter att arbeta aktivt med förbättringar i leveranserna dagligen. Alla anslutna myndigheter arbetar enligt det SSC kallar Samverkansmodellen. Om våra medarbetare har synpunkter och förslag på förbättringar kan de vända sig till sin fakultetsrepresentant för Primula som då tar det vidare till oss. I vissa fall kan önskemålen behöva beredas internt; alla fakulteter arbetar inte likadant alternativt att förändringarna är kraftigt kostnadsdrivande. Då görs beredningen i förvaltningsgrupp och beslut fattas i förvaltningsstyrgrupp.
LU deltar också i SSC:s referensgrupp för universitets- och högskolesektorn där vi får föra fram vår åsikt om för oss prioriterade förbättringsåtgärder. Vår uppfattning är att SSC/TietoEvry inte gör omfattande användartester, eller i alla fall inte förbättrar systemet efter dessa i tillfredsställande omfattning och med tillräcklig snabbhet för att möta verksamhetens behov. Detta är frågor vi driver gentemot SSC inom ramen för Samverkansmodellen.
Det finns de som frågar om det är möjligt att låta någon annan lägga in reseräkningar åt en. Där är svaret ja, men det kräver en särskild behörighetsroll: ’källrapportör’. Källrapportören kan rapportera reseräkningar och denna roll använder vi oss av vid Lunds universitet. De flesta organisationer inom universitetet väljer att låta sina medarbetare rapportera sina resor och utlägg själv, men det är inte av systemet eller organisationen tvingande.
Men, på grund av att alla väljer, och vill välja själv vem som gör vad, så kan vi inte ställa in om formuläret är synligt eller ej på enhetsnivå. På en enhet kan det finnas medarbetare som ska rapportera själva, men också de som rapporteras av källrapportör – det kan vara de som gör det extremt sällan eller personer som har administrativt stöd kopplad till sin funktion eller roll. Det har alltså ingenting att göra med att vi loggar in personligt, utan beror på att de flesta vill ha valmöjligheten.”
IT-direktören: ”Vi försöker successivt ha fler integrationer mellan systemen”
IT-direktör John Westerlund vid Sektionen LDC vid Lunds universitet svarar:
”Fram till i slutet av 1990-talet hade staten en gemensam personalhantering. När det skulle upphöra fick alla myndigheter ta fram egna personalsystem. Universitet har sina egna specifika behov, så ett konsortium bestående av Lunds universitet och flera andra lärosäten bildades. Uppsalas version av LDC (Lunds universitets datacentral); UDAC (Uppsala datacentral), utvecklade systemet och så var Primula fött. Ganska snart sålde konsortiet systemet och sedan har det sålts vidare ett antal gånger.
Primula betalade ut våra första utbetalningar 2002. Det var ett system för högskolesektorn; specialbyggt enbart för löner. Sedan har man byggt på med fler funktioner och fler användare. Från början var det enbart lönehandläggare som arbetade i det. I dag är självhanteringen stor och genom Statens servicecenter (SSC) använder många svenska myndigheter Primula.
När SSC gjorde sin upphandling fanns det inte särskilt många system på marknaden som förmår hantera reglerna för statligt anställda. Staten är en stor arbetsgivare i Sverige, men på en internationell, kommersiell marknad är vi för små för att någon ska bygga system som kan hantera svenska statliga regler och regler inom utbildningsväsendet. Därför är det svårt för oss att använda standardsystemen och då blir utbudet mindre. Det är ett problem för SSC och ett problem för Lunds universitet.
Vi får dras med ett system som egentligen bara klarar det rudimentära och med ett gränssnitt som inte är modernt alls. Det var knappt modernt 2002. Det är ingen som tycker att det är ett bra eller modernt system i dag. Vi i Lund har i princip ingen påverkansmöjlighet, men det var svårt redan när konsistoriet drev utvecklingen.
Man kan ju ställa krav på sin systemleverantör. Där är SSC säkert en så stor kund att de kan få igenom sina krav. Men om vi skulle få till, teoretiskt, ett helt nytt och modernt gränssnitt för Primula, då är det många tusen användare som ska utbildas i att ’nu är funktioner flyttade och knappar ser annorlunda ut’. Ju mer man centraliserar ett system, desto svårare blir det ju att ändra det. Samtidigt prioriterar man ofta utvecklingsmässigt att systemet ska klara förändringar i lagstiftningen, och det kommer alltid prioriteras högre än att göra förändringar i användargränssnittet.
Ska vi få tillgång till den funktionalitet vi behöver, så får vi acceptera att vi blir styrda av andra.
Vi sitter fast i många av de här systemen och vi kan inte påverka användargränssnitten. Lika lite som vi kan styra hur Microsoft utformar sina tjänster, så kan vi inte helt själva styra vad Ladok-konsortiet eller SSC i slutänden prioriterar. Men givetvis försöker vi påverka i respektive referensstrukturer.
Universitetet sammanställer de önskemål om förändringar av systemen, som Primula, som kommer in och skickar till leverantörerna. Vi är en av många myndigheter som använder systemet och SSC i sin tur sammanställer och prioriterar. Men om vi har tydliga önskemål och tydliga förklaringar till vad vi vill ha och varför, så ökar sannolikheten att vi får igenom dem. Samtidigt är vår påverkansmöjlighet liten och vi kan inte välja något annat system.
Alternativet är att Lunds universitet själva skulle utveckla systemen, men det skulle bli så fruktansvärt dyrt att det skulle ingen vilja betala för. Ska vi kunna få tillgång till den funktionalitet som vi behöver så får vi acceptera att vi blir styrda av andra. Det vi själva har kontroll över är till exempel inloggningar, som att man kan använda sitt Lucat-id för att komma in i de flesta system. Visst, en del system kräver @lu.se på slutet, andra har en helt egen inloggning, men då är det för att uppfylla vissa säkerhetsnivåer.
I grunden är det respektive systemägare, det vill säga den som ansvarar för en verksamhetsprocess eller stödprocess som beslutar om vilket systemstöd man ska använda utifrån de funktionella system man har. Systemet ska kunna göra si och så, och sen får man gå ut på marknaden och upphandla. I Primulas fall är det HR-direktören som är systemägare, men vi använder som sagt Primula genom Statens servicecenter.
Problemen för användaren uppstår när vi går över till självrapportering i ett system, där vi förutsätter att alla ska kunna gå in och göra någonting. De flesta lärare till exempel använder bara en delmängd av de här systemen, andra använder en annan delmängd. Det innebär inte att det är för många eller fel system bara för att LU har en lång systemlista som helhet.
Vi ska komma ihåg att den decentraliserade bottom-up-organisationen har gynnat universitetet i 300 år. Vi kan ändå samarbeta där vi kan och vara effektiva.
Det pågår alltid en diskussion om hur bra det är med självrapportering. Samtidigt har vi lärosäten en annan diskussion, där administrationen inte ska växa för mycket. Vi har ju självrapportering för att spara in på antalet administratörer. Självrapporteringen för reseräkningar kom till för att man ville skära bort antalet administratörer som jobbade med det; i stället ville man att de pengarna skulle gå till forskning och utbildning. Det är två motverkande krafter och en diskussion som har pågått i mer än tjugo år och det finns inget definitivt svar. Här finns olika uppfattningar och lägen. Vissa tycker det är okej att vi inte har administratörer som gör det, då får man mer pengar till forskning och utbildning, men då måste också forskarna administrera mera. Det är priset man får betala. Antingen kostar det tid eller så kostar det pengar. Alltid kostar det någonstans.
Vi försöker successivt jobba bort att man måste uppge en sak i flera system genom att ha integrationer mellan systemen. Men alltför ofta är det någon liten vinkel på informationen som gör att det är svårt att bara plocka den rakt över. Vi har absolut kvar en del system där man uppfattar att man skriver in samma sak flera gånger, men ofta är det inte samma, utan liknande. Jag kan själv hitta sådana bitar där vi inte är framme än.
Vi har de senaste åren samarbetat mycket mellan de olika centrala funktionerna och fakulteternas IT för att hitta de här sakerna. Men eftersom fakulteterna ofta gör på olika sätt så är det inte alltid så lätt att hitta de gemensamma nämnarna. Vi ska komma ihåg att den decentraliserade bottom-up-organisationen har gynnat universitetet i 300 år. Vi kan ändå samarbeta där vi kan och vara effektiva. Vi behöver inte välja olika bara för att vara olika, utan om vi väljer olika ska det finnas skäl. Verksamheten ska kunna ha de stödsystem som de behöver.
Förr levde system mycket längre, och det gör de inte nu. Det gör att allt går mycket fortare, både kraven och lagstiftningen.
På 90-talet anordnades tävlingar för att namnge nya system. Att det blev många blomnamn handlar nog om att ingen kan bli sur eller stött över det. Man försökte också hitta namn som började på LU, som Lupin och Lucat. Tanken med att ha egna namn och inte alltid kalla dem för de kommersiella produktnamnen är för att vi ska kunna ha till exempel Lucat och under det finns en produkt med ett kommersiellt namn, men när vi byter leverantör kan det finnas ett annat system under, men namnet består.
Det är precis som hemma, i att det är korta livstider på både saker och system numera och att man måste byta ut dem. En tv håller inte 15 år längre, den håller i fem och då har den en ny fjärrkontroll. Förr levde system mycket längre, och det gör de inte nu. Det gör att allt går mycket fortare, både kraven och lagstiftningen. Ska vi kunna ha effektiva systemstöd får vi acceptera hur de ser ut och ta de som passar oss bäst, även om passformen inte är perfekt. Sedan får vi lägga mer krut på system som Canvas och vissa forskningssystem; de som många använder mycket och lägga mindre krut på dem som många använder, men lite.
Men däremot är det viktigt att man ser över när självrapportering ska användas och inte. Att vi inte bara låter det rulla på i den riktningen bara för att man kan. Vi kan behöva ta oss ytterligare en funderare på när är det bättre att vi låter specialister göra saker ofta så att de blir bra på det, i stället för att folk ska rapportera själva. Men det gäller i den mån vi nu kan styra det.”
Marknadsschefen: ”Det kommer ett nytt användargränssnitt för Primula”
Statens servicecenter har de senaste åren konsekvent höjt sitt nöjd kund-index. Lunds universitet ingår dock inte i mätningarna, men flera andra lärosäten med många anställda gör det.
– Man är nöjd med hur det fungerar i stort. Om vi tittar specifikt på tjänsteområdet ligger vi högt där 78 procent anger att de är nöjda med lönetjänsterna som SSC levererar, säger Charlotte Johansson Ahlström, marknadschef vid Statens Servicecenter, SSC.
Den punkt som kunderna är mest missnöjda med gäller dock just reseräkningarna. Där hamnar 55 procent på grönt, 26 procent på gult och 19 procent på rött i mätningarna. 30 procent av det totalt antalet svarande har dock angett att de inte har någon åsikt i reseräkningsfrågan.
– Här har vi en utvecklingspotential. Reseräkningarna ingår i den förnyade webb som vår systemstödsleverantör Tieto Evry arbetar med. Det kommer att komma ett nytt användargränssnitt för Primula, säger Charlotte Johansson Ahlström.
Anpassningar för ny lagstiftning har skjutit fram lanseringen av det nya gränssnittet och något specifikt datum för lansering finns i dag inte.
– Men det ser fräscht ut, säger Charlotte Johansson Ahlström.
Det är leverantören TietoEvry som tar fram det nya utseendet och de använder sig enligt Charlotte Johansson Ahlström av referensgrupper i arbetet. SSC jobbar även sedan förra året med egna referensgrupper, där lärosätena ingår, med att prioritera förbättringsförslag.
– Det kan vara allt från små till stora förbättringar av tjänsten. Det är ett sätt att få med kunden i utvecklingen, säger hon.
Utvecklaren: ”Primula var toppmodernt när det skapades”
Stefan Skiöld, teamleadare på företaget TietoEvry i Uppsala som äger och utvecklar systemet Primula. Han ger en historisk tillbakablick på Primula, men hintar också lite om framtiden:
”Lunds universitet var ett av de fem universitet som gick samman för att utveckla Primula under 1990-talet. De övriga fyra var Karolinska institutet, Umeå universitet, Uppsala universitet och Sveriges lantbruksuniversitet. Den största delen av byggandet och utvecklingen skedde vid UDAC; det vill säga universitetens i Uppsalas gemensamma datacentral (Uppsala universitet & Statens lantbruksuniversitet). Med i processen och i kravställandet var även de övriga tre lärosätena.
Primula-klienten skapades i samarbete med avdelningen för människa-dator-interaktion vid Uppsala universitet, under ledning av Werner Schneider.
Primus MD-projektet startade 1991, 1992. Bakgrunden var att det statliga lönesystemet SLÖR inte bedömdes svara mot de krav som universiteten hade på systemstöd för lönehantering. Därför gick man ihop och började med detta projekt. Primula-klienten skapades på den tiden i samarbete med avdelningen för människa-dator-interaktion vid Uppsala universitet, under ledning av Werner Schneider. Det var toppmodernt då, med färger, uppdelning i informations- respektive arbetsyta och så vidare.
1998 installerades Primula hos Lunds universitet. Vad vi kan se i annalerna så var Uppsala universitet först ut att sätta Primula i skarp drift, 2000-10-01. Sedan följde ganska tätt efter de övriga lärosätena som samverkat för att utveckla Primula.
1997 övertog UDAC ägandet av Primula. Primula såldes sedan 2001 till ett bolag som hette SYSteam, som då förvärvade UDAC. Systeam förvärvades av ErgoGroup 2007. Hösten 2010 gick EDB och ErgoGroup samman i ett bolag som sedermera blir EVRY. I slutet av 2019 gick EVRY samman med Tieto och bildade TietoEVRY.
Fyra lärosäten (Lunds universitet, Karolinska institutet, Umeå universitet och Uppsala universitet) bildade ett konsortium som fram till bara ett par år sedan fick ersättning (royalty) från oss. Detta när vi tog in någon ny kund som skulle börja använda Primula.
Redan från begynnelsen sitter vi som ansvarar för förvaltning och utveckling av Primula i Uppsala. Där sitter vi fortfarande. I dag är det 120 statliga myndigheter och Region Uppsala som använder Primula som löne- och personalsystem.
Vi har i dag ett trettiotal direktkunder, varav många är just lärosäten. Av dessa avropar hälften, inklusive SSC med sina Primulaanvändande kundmyndigheter, det så kallade ESV-avtalet, vilket tecknades 2013. Sedan 2018 ansvarar Kammarkollegiet för detta avtal, som gäller fram till och med 2026.
I den rollen samlar Kammarkollegiet in, via dialog och enkäter, önskemål och krav från de avropande myndigheterna och vidarebefordrar dessa till oss. Vi har regelbundna avstämningar med Kammarkollegiet.
SSC har ju, i och med det stora antalet användande kundmyndigheter, förstås en stark röst när det kommer till att ställa krav. På några års sikt ska dessutom i stort sett samtliga statliga myndigheter bli kunder till SSC. Detta utifrån en förordning från 2015. I slutänden blir då SSC, med få undantag, vår enda Primula-kund.
Vår referensgrupp för Primula består av intresserade, kunniga och engagerade kunder.
Vissa delar av Primula, framför allt klienten, har ett gränssnitt som går tillbaka till 1990-talets början. Vad gäller webben så finns rötterna från 2005. Det nya webbgränssnittet togs fram under hösten 2017 och början av 2018. Detta är redan från början byggt med beaktande av även de kommande kraven i WCAG.
Sedan byggandet av den nya Primulawebben sattes igång i ordnade former 2018 har vi en referensgrupp. Den består av intresserade, kunniga och engagerade kunder. Möten och dialog med denna grupp sker löpande. På det sättet får vi kontinuerligt återkoppling om vad kunder tycker och tänker om det sätt vi bygger den nya webben.
Vi byter till ett nytt användargränssnitt successivt och vissa moduler i Primula har redan detta gränssnitt.”
Tillbaka upp till början av artikeln
Mer om Ekonomihögskolan
Har du läst så här långt? Då kanske du är intresserad av utbildning eller forskning inom organisationer eller system. Sånt kan vi på Ekonomihögskolan!
Organisationsforskning inom ämnet företagsekonomi